Jak długo potrzebujemy przechowywać dane dokumenty

Zanim zaczniemy porządkować biuro domowe (kategoria nr 19) potrzebujemy najpierw zapoznać się: jakie lęki i obawy nas przed tym zatrzymują, jakie podkategorie możemy wyodrębnić aby to nam ułatwiło porządkowanie tej kategorii oraz jak długo dane dokumenty możemy przechowywać.

Taka wiedza pomogła mi:
1. Zmniejszyć lęk przed wyrzuceniem ważnego dokumentu.
2. Zmotywowała do porządków, że jeśli już to wiem, to trzeba to w końcu wykorzystać i ogarnąć tak ważną kategorię.
3. Uświadomić sobie, że są dokumenty bardzo ważne, np. zdrowotne, które powinnam mieć w jednym miejscu, bo to może uratować mi życie.
4. Ponadto, porządki pozwolą mi zakończyć smutny proceder przekładania tych papierów z miejsca na miejsce.
… a jak już będę mieć dokumenty, które są ważne i potrzebne – to ładnie, o to wszystko zadbam🗂.

Poniżej opiszę – najkonkretniej jak potrafię odpowiem na pytania, które sobie kiedyś postawiłam aby ogarnąć tę kategorię. Nie jestem ekspertem w tej dziedzinie i wiem, że ustawy, rozporządzenia, wytyczne prawne mogą się zmieniać, więc zachęcam aby też tą wiedzę weryfikować i pisać w komentarzach jeśli wiecie, jakie zmiany zaszły. Moje pytania brzmiały:
1. Jak długo przechowywać PIT-y i dokumenty podatkowe?
2. Jak długo przechowywać ZUS?
3. Jak długo przechowywać umowy kredytowe, pożyczkowe, dowody spłaty rat czy potwierdzenie spłaty rat?
4. Jak długo przechowywać umowy na usługi?
5. Jak długo przechowywać paragony i gwarancje?
6. Jak długo przechowywać dowody wpłaty za prąd, gaz, media czy telefon?
7. „Jakich dokumentów nie warto wyrzucać”?

ad. 1. Jak długo przechowywać PIT-y i dokumenty podatkowe?
Z tego co wyczytałam wg. prawa polskiego dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi, czyli:
1) PIT-y.
2) Rachunki, z które były podstawą do skorzystania z ulgi podatkowej.
3) Różnorodne deklaracje.
4) Pocztowe potwierdzenia nadania.
5) Elektroniczne potwierdzenia.
Należy je trzymać przez 5 LAT licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności zobowiązania podatkowego. W związku z czym termin w praktyce przedłuża się do 6 lat (jeśli złożyłam 30 kwietnia 2018 + to 5 lat = 31.12.2023. Wtedy ten dokument mogę wyrzucić 1.01.2024).
Po tym okresie 5 lat w/w dokumenty możemy zniszczyć, bo Urząd Skarbowy nie ma prawa ich skontrolować. Ja jednak pomimo tego, przechowuję je w formie cyfrowej, po prostu robię ich skany (jeśli ktoś wysyła w formie elektronicznej to też już ma je w formie cyfrowej).

ad. 2. Jak długo przechowywać ZUS?
Ważne są tu daty!
Dokumenty rozliczeniowe przekazane do ZUS —> OD 1 STYCZNIA 2012 r. (włącznie) płatnik musi przechowywać 5 LAT.
Natomiast dokumenty przesłane do ZUS —> DO 31 GRUDNIA 2011 r. trzeba przechowywać 10 LAT.
Kopie dokumentów mogą być przechowywane albo w formie papierowej, albo elektronicznej – w zależności od sposobu przekazywania dokumentów do ZUS.
Ja posiadam profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) i ułatwia mi to w moim „zusowskim życiu”, bo mam dostęp do usług świadczonych przez ZUS i mogę wiele spraw załatwić przez internet. Polecam!

ad. 3 Jak długo przechowywać umowy kredytowe, pożyczkowe, dowody spłaty rat czy potwierdzenie spłaty rat?
Powinniśmy je przechowywać dopóki nie otrzymamy dokumentu potwierdzającego, że spłaciliśmy nasze zobowiązanie (czy to kredyt czy pożyczkę). Jeśli nie mam takiego potwierdzenia potrzebujemy przechowywać dowody spłaty kolejnych rat i umowy kredytowe. Samo potwierdzenie spłaty należy trzymać w naszym domowym archiwum aż 10 LAT, ponieważ dopiero po tym czasie roszczenia banku lub innej instytucji pozabankowej się przedawniają. Jeśli ktoś płaci przelewami bankowymi – to ma to zapisane w historii Swojego banku wtedy można przechowywać je w formie cyfrowej (lub wydrukować i mieć w formie papierowej).

ad. 4. Jak długo przechowywać umowy na usługi?
Umowa to takie dokument, który potwierdza na co zgodziliśmy się:
– na jakie warunki użytkowania/korzystania się zdecydowaliśmy,
– za ile,
– jakie są warunki rozwiązania umowy,
– kiedy i czy możemy ją reklamować.
Podsumowując, niezależnie czy jest to umowa zakupu miksera, domu, telefonu, usług telekomunikacyjnych czy zakresu prac przy wykończeniówce mieszkania – powinnismy je mieć w archiwum domowym tak długo jak długo OBOWIĄZUJE (a nawet troszkę dłużej w przypadku poprawienia usterek po remoncie).

ad. 5. Jak długo przechowywać PARAGONY/FAKTURY i GWARANCJE?
Reklamując jakąś rzecz wystarczy dowód zakupu. Oryginalny paragon/faktura – nie jest jedynym sposobem do oddania produktu czy złożenia reklamacji (choć najłatwiejszym!). Możemy w inny sposób wykazać: kiedy, co i od kogo kupiłyśmy dany produkt – przez posiadaną kopie, skan (warto skanować paragony ważniejszych zakupów bo blakną), wyciąg z konta czy potwierdzenie zapłaty kartą płatniczą.
Ponadto, nie potrzebujemy oryginalnego opakowania (choć tu uczulam, aby czytać wymogi, bo niektórzy producenci mogą wymagać tego – szczególnie oryginalnych pudełek). Jeśli jednak chcesz skorzystać z gwarancji producenta – to warto przechowywać ją, tyle ile trwa gwarancja (wszystko zależy od tego jakiej kategorii zakupów dotyczą). W większości wystarczy sam paragon/faktura, aby gwarancja była uznana.
Ja mam oddzielny segregator na paragony, którym robie ksero aby nie wyblakły oraz przechowuję w nim też gearancje.

ad. 6. Jak długo przechowywać dowody wpłaty za prąd, gaz, media czy telefon?
Dowody wpłaty za czynsz, prąd, gaz, wodę, media, energię, internet, abonament telewizyjny (te, które płacimy regularnie i są to należności cykliczne lub okresowe) powinnaś trzymać 3 LATA od dnia, w którym zapłaciłyśmy rachunek. Przez te 3 lata wystawca faktury ma prawa prosić nas o przedstawienie potwierdzenia zapłaty rachunku.

ad. 7. „Jakich dokumentów nie warto wyrzucać”?
1) Dokumentów, które potwierdzają ZDOBYTĄ WIEDZĘ (świadectwa ukończenia szkoły, wszelkie dyplomy, zaświadczenia o odbytych szkoleniach kursach, potwierdzenia zdobytych uprawnień i wszelkie certyfikaty).
2) Dokumentów, które potwierdzają DROGĘ ZAWODOWĄ (świadectwa pracy, potwierdzenia okresów zatrudnienia i otrzymywanych wynagrodzeń – te dokumenty będą potrzebne do wyliczenia urlopu, lat pracy, w trakcie ubiegania się o emeryturę czy obliczenia jest wysokości).
3) AKTY STANU CYWILNEGO, są to wszelkie metryczki urodzenia, akty ślubu, orzeczenie o rozwodzie, akty zgonu najbliższych członków rodziny (oczywiście można je uzyskać w odpowiednim, co do miejsca ich nadania USC).
4) Dokumentów, które potwierdzają nasz MAJĄTEK (akty notarialne kupna, umowy sprzedaży nieruchomości, umowy darowizny, umowy majątkowe).
5) POLISY przy ubezpieczeniu na życie.

Dajcie znać… czy to, co czytacie o tej kategorii jest dla Was pomocne… i czy w ogóle macie jeszcze ochotę porządkować biuro domowe po tych wytycznych, o których piszę…?
Sądzę, że mamy wielu specjalistów i ekspertów w tej dziedzinie więc proszę pomagajcie i piszcie.
Zachęcam do dzielenia się i wspólnej wymiany informacji na temat sprzątania dokumentów podatkowych i zusowskich?